Guía sencilla de trabajo remoto en situaciones de emergencia

Guía sencilla de trabajo remoto en situaciones de emergencia para arquitectos y usuarios de ARCHICAD | COVID-19

El brote de COVID-19 en todo el mundo [incluida España] está afectando a muchas empresas. La mayoría de las personas infectadas experimentan una enfermedad leve y se recuperan, pero puede ser más grave para otros. Una de las medidas preventivas más recomendadas es cuidar tu salud y proteger a los demás quedándote en casa y trabajando de forma remota. Pero todos sabemos que las profesiones dentro de la industria de la construcción y especialmente las prácticas arquitectónicas dependen masivamente del trabajo en equipo y la colaboración. La pregunta es, como arquitecto, ¿estás listo para configurar tu entorno de trabajo remoto y mantenerte alejado de tu oficina física?

En este artículo, enfocado a arquitectos y usuarios de ARCHICAD, trato de abordar algunos problemas críticos con respecto a la configuración del entorno de trabajo. Todos sabemos que no es tan fácil mudarse repentinamente a casa y poder realizar el trabajo como de costumbre. Especialmente es más difícil aún para quien va todos los días a su oficina donde tiene configurado su entorno de trabajo a sus necesidades. En general, hay dos aspectos principales a considerar: 1) Acceso remoto y 2) Colaboración remota:

1- Acceso remoto: 

• Acceder a tu ordenador de sobremesa en tu oficina
• Acceder a tus proyectos
• Acceder a tus licencias de software
• Acceder a reuniones en línea.

2- Colaboración remota: 

• Poder compartir tu proyecto y colaborar
• Poder enviar tu proyecto para su revisión y comentarios.

1- ¿Cómo configurar el acceso remoto a tu entorno de trabajo físico?

Seguro que, si trabajas en un entorno corporativo grande, lo más probable es que el departamento de informática ya haya configurado una solución que se adapte a tu organización. Pero, ¿qué hay de las pequeñas empresas y los estudios de arquitectura? Hasta donde sabemos, la mayoría de ellos no están listos para alejarse repentinamente de su entorno laboral. Por ello, me gustaría proporcionar unas indicaciones básicas para ayudarte a configurar el acceso a tu entorno de trabajo físico:

Acceder a tu ordenador de sobremesa en tu oficina

Hay muchas formas a través de diferentes soluciones de informática. En nuestra investigación, encontramos que la solución más práctica y directa (y actualmente gratuita como respuesta a COVID-19) es GoToMyPC. Desde aquí, puedes ver las condiciones de acceso gratuito y también su plataforma para registrarte y ver cómo funciona.

Nota: No tenemos ninguna relación comercial con la empresa LogMeIn, la recomendación anterior se basa completamente en nuestra propia experiencia.

Acceder a tus proyectos

Si puedes acceder a tu ordenador de sobremesa, también tendrás acceso a tus proyectos e información. 

Aun así, si eres usuario de ARCHICAD y deseas acceder a tu servidor BIMcloud, necesitarás una dirección IP pública para el ordenador que haga de servidor en tu oficina. Haz una prueba y asegúrate antes de salir de la oficina de que puedes conectarte a través de la IP pública (lee este artículo sobre cómo empezar a trabajar con GRAPHISOFT BIMcloud). Como alternativa, puedes contratar una máquina virtual para configurar tu servidor BIMcloud. Existen diferentes servicios como Amazon EC2, Azure Virtual Machines, Google Compute Engine, etc. También podemos ayudarte con nuestras máquinas virtuales en la nube personalizadas (ARCHICLOUD) que están optimizadas para el servidor BIMcloud y los proyectos de ARCHICAD.

Recuerda: NO uses Dropbox, one drive, google drive, etc. como tu entorno de trabajo en equipo de ARCHICAD. Únicamente si lo utilizas como método convencional para compartir archivos, descargando y cargando archivos de proyecto de forma individual.

Acceder a tus licencias de software

En el mundo digital, la mayoría de las soluciones de software utilizan llaves digitales. El problema surge cuando tienes llaves NET flotantes en tu oficina y no puedes acceder a ellas desde el exterior. Pero no te preocupes, voy a explicarte diferentes soluciones para las llaves NET de ARCHICAD:

+ Solución 1 (Solución estándar): Compra inmediatamente la función de "licencia de préstamo" (borrowing licenses) para tus licencias NET. Esta característica permite que tus licencias de ARCHICAD se reserven en otros ordenadores durante 30 días sin conexión a la red física de la oficina. Para hacerlo o para más información, contáctanos.

+ Solución 2 (Solución con acciones informáticas): Establece una VPN en tu entorno LAN. Cuando te conectes a tu VPN, ¡tu ordenador pensará (obviamente es falso) que estás en tu oficina! Para ello, deberás comunicarte con tu proveedor de servicios de informática.

+ Solución 3 (Solución de emergencia): ¡llámanos para pedir ayuda! Evaluaremos la situación y te asesoraremos sobre el mejor flujo de trabajo. Si es necesario, te proporcionaremos diferentes soluciones de licencias de emergencia. Lo importante es, si eres usuario de ARCHICAD, ¡NO ENTRES EN PÁNICO y llama a SIMBIM!

Acceder a reuniones en línea

Hoy en día, existen muchas soluciones para realizar reuniones online, a continuación puedes ver la lista de las que nuestros colaboradores o nosotros estamos utilizando:

• Microsoft team 
• Gotomeeting (ver acceso gratuito) 
• Bluejeans 
• Zoom 
• Skype
• Etc. 

2- ¿Cómo colaborar remotamente con los miembros de tu equipo o tus clientes?

Hoy en día, la colaboración en línea en un documento basado en texto es algo ordinario ofrecido por muchos proveedores diferentes, como Microsoft Word, Google Docs, Dropbox, etc. La dificultad surge cuando necesitas colaborar y compartir tu proyecto arquitectónico, ya no es un simple documento de texto. La buena noticia es que para los usuarios de ARCHICAD, hay diferentes posibilidades incluidas en el paquete estándar de ARCHICAD; BIMcloud para el trabajo en equipo y BIMx para el acceso a los datos. Además de estas características nativas de ARCHICAD, BLUEBEAM Revu brinda funciones adicionales para compartir tus archivos PDF con tus colaboradores y clientes y obtener comentarios inmediatos. Dichos comentarios, a través de la conexión ARCHICAD-BLUEBEAM,  pueden volver a tu entorno BIM para su posterior edición.

• Utiliza BIMcloud  y el trabajo en equipo de ARCHICAD (Teamwork) para colaborar con tus compañeros (si no lo tienes claro, lee de nuevo la sección "Acceder a tus proyectos" contáctanos)
• Descarga BIMx y usa BIMx transfer site para compartir tus proyectos 
• Utiliza la licencia de acceso de cliente BIMx-BIMcloud a través de la versión profesional de BIMcloud para comunicarte directamente con tus clientes 
• Descarga y prueba BLUEBEAM Revu y su conexión con ARCHICAD (visualiza este webinar)

En conclusión

Esperamos que estas medidas te ayuden a ti y a tu empresa a minimizar el impacto del coronavirus en el día a día. Llega el momento en el que muchas organizaciones internacionales y locales de la salud desaconsejan la interacción física. Ve a casa, trabaja de forma remota y llámanos si necesitas ayuda y soporte.

En estos momentos complicados, estamos especialmente preocupados por ayudar a nuestros clientes. En primer lugar, estate seguro, y si algo va mal con tu ARCHICAD o tu proyecto, ¡NO ENTRES EN PÁNICO! ¡LLAMA A SIMBIM!